Aujourd’hui, on va parler d’un sujet sensible qui te touche peut-être : que faire quand un client ne te paie pas une facture ? C’est un problème courant quand on est entrepreneur et vraiment agaçant.
La communication avec ton prospect s’est bien passée, et toutes les conditions te semblaient réunies pour que votre collaboration se passe aux petits oignons.
Mais voilà, au moment de payer la facture, ton client est aux abonnés absents.
Comment faire pour remédier à cette situation de non-paiement et pouvoir être rémunéré pour le travail effectué ?
Ton client ne te paie pas une facture : les prérequis pour éviter les non-paiements.
Pour être protégé au maximum en cas de non-paiement, il est important de mettre en place certains éléments contractuels et de bien les rédiger.
Voici quelques prérequis pour t’aider à sécuriser tes transactions et à éviter les mauvaises surprises de paiement.
Les Conditions Générales de Vente (CGV).
Les CGV définissent les règles applicables aux ventes de biens ou de services que tu proposes. Elles doivent inclure des informations essentielles telles que les modalités de paiement, les pénalités de retard et indemnité pour frais de recouvrement, les conditions de résiliation, …
En informant clairement tes clients de tes conditions, tu te protèges en cas de litige.
Veille à faire accepter tes CGV par ton client, en même temps que ton devis ou lors de sa commande en ligne. Avant donc la réalisation de toute prestation ou la mise à disposition des produits commandés.
Le contrat.
Un contrat bien rédigé est un excellent moyen de se protéger.
Il doit être signé par les deux parties et détailler précisément les obligations de chacun.
N’hésite pas à inclure, en plus du prix, les conditions de paiement, les délais, les pénalités en cas de retard, les indemnité pour frais de recouvrement, et les procédures en cas de non-paiement.
À savoir : un devis et des CGV validés par tes clients font lieu de contrat.
Les factures.
Assure-toi que tes factures sont complètes et conformes à la réglementation en vigueur.
Elles doivent mentionner des informations obligatoires telles que la date d’émission, le numéro de facture, les coordonnées des parties, la désignation des produits ou services, le prix, etc.
N’oublie surtout pas de préciser le délai de paiement !
Une facture bien rédigée te permet de justifier ta créance en cas de besoin.
Ton client ne te paie pas : les pénalités de retard et indemnité pour frais de recouvrement.
Inclure des pénalités de retard dans tes CGV et contrats est d’abord une obligation légale mais aussi un moyen efficace de dissuader les clients de ne pas payer à temps.
Elles peuvent être calculées sous la forme d’un pourcentage du montant dû, et par rapport au nombre de jours de retard.
Par exemple, en appliquant le pourcentage minimum imposé par la loi c’est à dire un taux de pénalité au moins égal à trois fois le taux d’intérêt légal ou un taux plus élevé si cela est justifié.
Les pénalités de retard s’appliquent dès le jour suivant la fin du délai de paiement, sans avoir besoin d’envoyer une lettre de mise en demeure avant.
Les pénalités ne sont pas soumises à TVA.
En plus des pénalités de retard, il est possible d’appliquer une indemnité pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 € par facture impayée. Si les frais de recouvrement sont supérieurs à 40 €, tu es en droit de demander une indemnisation complémentaire, à condition de pouvoir justifier ces frais.
La clause de réserve de propriété (pour les ventes de biens).
Cette clause prévoit que tu restes propriétaire des biens vendus jusqu’au paiement intégral du prix par le client, même si le bien a été livré au client.
Elle te permet de récupérer les biens en cas de non-paiement et de te protéger contre les éventuelles procédures collectives du client (faillite, liquidation judiciaire, etc.).
Pour qu’elle soit valide, cette clause doit exister dans les CGV ou le contrat validé avec le client au plus tard au moment de la commande et avant l’exécution des prestations.
Vérification de solvabilité.
Pour des montants plus importants, et avant de t’engager avec un nouveau client, il peut être utile de vérifier sa solvabilité pour t’assurer qu’il sera en mesure de te payer.
Il existe des entreprises spécialisées dans la fourniture de renseignements financiers sur les clients.
Ou bien tu peux obtenir des informations sur la santé financière des entreprises en consultant les actes déposés de manière publique sur le site infogreffe.fr.
Demande d’acompte ou d’arrhes.
Tu peux également demander un acompte ou des arrhes à ton client :
L’acompte est une avance partielle sur le prix total d’une prestation ou d’un bien, versée par le client lors de la conclusion du contrat. Il permet de s’assurer de l’engagement du client et de financer une partie des coûts liés à la réalisation de la prestation.
L’acompte est déduit du montant total dû par le client. Si le client décide finalement d’annuler la prestation, l’acompte n’est généralement pas remboursable. Sauf si cela a été convenu entre les parties.
Pour te protéger, il est important de bien préciser dans ton contrat ou dans tes CGV les conditions de versement de l’acompte, et son montant. Ainsi que les modalités d’annulation et de remboursement éventuel.
Les arrhes sont également une somme versée par le client à la conclusion d’un contrat. Mais elles ont une fonction différente de l’acompte. Les arrhes constituent un engagement réciproque des deux parties. Elles permettent au client de réserver un bien ou une prestation. Et donnent la possibilité à chacune des parties de se dédire.
Si le client annule la prestation, il perd les arrhes versées. Si c’est toi qui annules, tu devras rembourser au client le double des arrhes versées. Les arrhes sont également déduites du prix total dû.
Comme pour l’acompte, il est important de préciser dans ton contrat ou dans tes CGV les conditions de versement des arrhes, leur montant, ainsi que les modalités d’annulation et de remboursement.
En mettant en place ces prérequis, tu renforces ta protection en cas de non-paiement et sécurises tes transactions.
5 solutions concrètes pour le non-paiement de factures.
Bien que tu aies pris toutes les protections possibles, ton client n’a pas réglé ses factures. Concrètement, quelles solutions s’offrent à toi pour résoudre ce souci ? Et comment faire pour se constituer un dossier solide si tu devais lancer une procédure en justice ?
#1. La relance amiable.
La première étape, quand ton client ne paie pas, c’est de lui envoyer une relance amiable.
Il s’agit simplement d’un rappel par e-mail, par téléphone, par SMS,… pour lui demander de régler sa facture.
Parfois, un simple oubli peut être à l’origine du retard, donc c’est toujours bon de commencer par là.
Utilise le canal de communication habituel, et rappelle-lui qu’une facture est en attente.
Dans la grande majorité des cas, reprendre la communication suffit à résoudre le non-paiement.
#2. La mise en demeure.
Si ton client ne réagit pas à la relance amiable, il est temps de passer à la vitesse supérieure avec une mise en demeure.
C’est un courrier officiel, envoyé en recommandé avec accusé de réception, qui lui rappelle son obligation de te payer et fixe un délai pour le faire (généralement, 8 jours).
Ce document peut te servir de preuve en cas de litige ultérieur.
#3. La médiation ou le recours à un avocat.
Si ton client persiste à ne pas te payer malgré la mise en demeure, tu peux faire appel à un médiateur (en cas de litige avec un particulier) ou à un avocat.
La médiation est un processus de résolution de conflit à l’amiable, sans passer par les tribunaux.
Si ça ne fonctionne pas, un avocat pourra t’aider à entamer une procédure judiciaire pour récupérer ton dû.
#4. L’injonction de payer.
L’injonction de payer est une procédure judiciaire rapide et peu coûteuse pour obtenir le paiement de ta créance.
Tu peux déposer une requête auprès du greffe du tribunal compétent. Et demander au juge de rendre une ordonnance d’injonction de payer.
Si ton client ne conteste pas l’injonction dans un délai d’un mois, tu pourras alors demander au juge de délivrer un titre exécutoire. Celui-ci te permettra de recouvrer ta créance, qui sera délivré à ton client par voie d’huissier.
#5. Le recouvrement de créances.
Tu peux aussi confier ton dossier à une agence de recouvrement de créances.
Ces sociétés spécialisées se chargeront de récupérer ton argent moyennant une commission sur les sommes récupérées.
Attention toutefois à bien choisir l’agence de recouvrement, car certaines ont des pratiques peu scrupuleuses.
Si tu as besoin de créer ton contrat ou tes CGV personnalisés facilement et rapidement pour sécuriser au maximum ton business en amont, je t’invite à découvrir les modèles pour les entrepreneurs du web.