Que tu viennes de recevoir ton numéro SIRET ou que tu sois freelance depuis quelque temps, il y a une étape sur laquelle tu ne peux pas faire l’impasse : construire une bonne relation contractuelle avec ton futur client !
Tu t’apprêtes à plonger dans un process crucial pour ton business. Celui de cadrer juridiquement ta collaboration client. Cela peut te sembler austère à première vue, voire même carrément contraignant.
Pourtant, c’est ce qui va te permettre de sécuriser ton entreprise et celle de ton client ! Mais qui va aussi poser la marche à suivre en cas de litiges ou de réclamations.
En tant qu’entrepreneur, encadrer ta relation client nécessite plusieurs documents juridiques. Leurs types varient selon ton secteur d’activité et les services que tu proposes.
Regardons ensemble comment établir une relation contractuelle, du début à la fin d’une collaboration avec ton client.
Construire une bonne relation contractuelle : bien ficeler le début de la collaboration.
Imagine que tu prépares la plus grande fête d’anniversaire que le monde ait jamais vue pour ton entreprise. Quelle excitation ! Mais avant de commencer les préparatifs, tu dois t’assurer que tout le monde sait qui est la reine de la fête.
C’est-à-dire définir clairement l’étendue de ton activité :
- Qu’est-ce que tu fais ?
- Qu’est-ce que tu ne fais pas ?
- Comment tu le fais ?
- Avec qui tu le fais ?
Voilà le genre de questions que tu dois te poser avant même de démarrer la fête collaboration avec ton client !
C’est une étape essentielle. Elle permet d’éviter les confusions et les déceptions à l’avenir ( « Ah, mais elle ne s’occupait pas non plus des animations dans ses prestations ? »).
Tu veux que ta cliente soit aussi excitée que toi à l’idée de travailler ensemble. Tout doit être clair pour ton client quand il décide de s’engager avec toi. Alors, n’hésite pas en parler dès l’appel découverte.
Dans ton cas, cela signifie faire valider tes Conditions Générales de Vente (CGV) et ton devis (ou un contrat) en même temps.
Les CGV : la base d’une bonne relation contractuelle.
Tes CGV sont un peu comme le « code de conduite de ta fête » :
- Elles fixent les règles du jeu et expliquent ce que tu attends de tes « invités ».
- Elles doivent être claires, précises et bien sûr, conformes à la loi.
Le devis ou le contrat.
Le devis, ou le contrat, quant à lui, c’est comme le « programme de la soirée » :
- Il indique ce que tu vas faire.
- Combien cela coûtera.
- Et combien de temps cela prendra.
Fais-les bien valider aussi pour éviter les mauvaises surprises.
Valider, cela signifie :
- que ton contrat doit être envoyé par un moyen qui permet de confirmer sa réception : courrier recommandé, mail avec accusé de réception, …
- Et qu’il doit être daté et signé par le client. Que ce soit par signature électronique ou sur le devis original que ton client te renvoie par courrier.
Avant la collaboration : les documents nécessaires.
- Statuts de l’entreprise : en effet, il faut commencer d’abord par devenir un professionnel (entreprise ou société) avant de collaborer avec tes clients. Les statuts de société déterminent le cadre juridique de ton entreprise et définissent sa structure et son fonctionnement. Quand tu crées ta société c’est un document obligatoire à fournir.
- Conditions Générales de Vente (CGV) : elles régissent les relations avec tes clients et couvrent des sujets comme le processus de commande, les modalités de paiement, les livraisons, les retours et les garanties.
- Devis/Contrat de prestation de services : ces documents décrivent en détail le service à fournir, les délais, le prix, et d’autres modalités spécifiques à la relation entre toi et ton client.
Pendant la collaboration : danse avec les obligations.
Oui, on reste sur le thème de la fête ! La fête bat son plein. C’est le moment de faire briller tes talents d’hôte.
Mais, comme dans toute bonne fête, il peut y avoir des imprévus. Mais si, tu sais, cet invité qui essaye de rentrer dans une pièce « interdite », une panne de musique, …
En tant qu’entrepreneure, tu peux aussi rencontrer des défis :
- Une cliente qui ne respecte pas les termes du contrat,
- Un retard dans la livraison
- Ou encore un client qui ne te paie pas en temps et en heure…
Mais ne t’inquiète pas : grâce au cadre juridique que vous avez établi dès le départ, tu as le droit de ton côté. Et surtout, respecte toujours tes obligations légales et réglementaires.
Pendant la collaboration : les documents nécessaires.
- Factures : elles sont nécessaires pour prouver que des sommes d’argent sont à te payer en contre-partie de ton travail, pour aussi suivre la TVA que tu factures et c’est bien entendu un document de comptabilité pour tenir des registres financiers précis sur tes rentrées d’argent.
- Registre des traitements : pour respecter la loi sur la protection des données (RGPD), tu dois tenir une base de données détaillée de ce que tu fais précisément avec les données de tes clients.
Après la collaboration : les paillettes après la fête.
La fête est terminée, tout le monde est parti et tu te retrouves seule avec ton entreprise : c’est le moment de faire le bilan !
Demande à ta cliente si elle a aimé la fête :
- Qu’est-ce qui lui a plu ?
- Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré ?
Ses réponses te permettront de rendre ta « prochaine fête » encore plus mémorable. Et d’améliorer continuellement tes process.
Enfin, n’oublie pas que tu continues d’avoir certaines obligations, même après la fin de votre collaboration.
Le cas de la conservation des documents.
Conservation des factures.
Par exemple, en France, les factures émises ou reçues par une entreprise doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. Dix ans à partir de la clôture de l’exercice au cours duquel elles ont été émises, conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce. Cela s’applique également aux documents liés. Tels que les bons de commande, de livraison ou de réception.
Cette règle vaut pour tous les types de factures, qu’elles soient relatives à l’achat de biens, à la prestation de services, ou à d’autres opérations.
Conservation des autres documents.
Quant aux devis, contrats et CGV signés, la durée varie. Pour les contrats conclus par voie électronique la durée de conservation est de 10 ans après la fin de la collaboration. Pour les contrat papier, le délai de conservation est de 5 ans. Et si tu as un doute pour d’autres documents de nature contractuelle, il peut être judicieux de les conserver pendant la durée de la relation contractuelle à laquelle ils sont liés, plus prescription légale en matière civile (5 ans), au cas où un litige surviendrait.
Il est important de noter que ces documents doivent être conservés dans un format permettant d’assurer leur intégrité au fil du temps. Cela peut être sous forme papier ou, de plus en plus couramment, sous forme électronique. Dans ce dernier cas, il faut s’assurer que les factures conservées électroniquement sont conformes aux règles définies par l’administration fiscale, notamment en termes d’intégrité, de lisibilité et de sécurité des données.
Enfin, note que la conservation des documents doit être effectuée de manière à garantir leur intégrité et leur confidentialité. Selon le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), tu dois également respecter les droits des personnes dont les données sont conservées, notamment leur droit à l’accès, à la rectification et à l’effacement.
Tu as maintenant toutes les clés en main pour cadrer juridiquement une relation client. Si tu n’as pas encore mis en place tes Conditions Générales de Vente ou tes contrats de prestations, je t’invite dès maintenant à découvrir notre catalogue de modèles 100 % personnalisables.